Spotkania i warsztaty pełnią ważną rolę w organizacjach. Począwszy od cotygodniowych odpraw menadżerów, poprzez różne stadia projektów, po warsztaty kreatywne, dużym wyzwaniem staje się poprowadzenie ich tak, aby były maksymalnie efektywne. Przy spotkaniach z dużą liczbą uczestników wspólna praca warsztatowa wydaje się być niemożliwa. Sam człowiek nie może zapanować nad taką pracą, ale wsparty dopasowaną strukturą spotkania – może. Stąd właśnie konieczność ułatwiana sobie prowadzenia spotkań czyli facylitacji (od francuskiego facile – łatwy więc facylitacja to ułatwianie).
Wiedza, jak prowadzić efektywne spotkania, jest bardzo przydatna, jeśli nie kluczowa w obecnych czasach. Nawet jeśli menadżer umie facylitować, to prowadząc warsztat nie może angażować się w jego treści. Stąd też potrzeba zaproszenia zewnętrznego facylitatora, który nie angażując się w merytorykę spotkania jest w stanie poprowadzić efektywne spotkanie przy pomocy odpowiednio dobranej struktury, technik i narzędzi.
W ramach usługi facylitacji proponujemy:
- Pre-warsztat, którego celem jest ustalenie oczekiwanych rezultatów pracy na warsztacie głównym. Dodatkowo naświetlona zostanie facylitacja jako sposób pracy grupowej, przyjęte też będą zasady pracy z facylitatorem. Kluczowe jest nawiązanie relacji pomiędzy facylitatorami i uczestnikami warsztatu oraz wzbudzenie zainteresowania i zaangażowania grupy uczestników
- Warsztat główny, na którym uczestnicy, pracując w przygotowanej przez facylitatora strukturze, osiągną oczekiwane rezultaty. Warsztat będzie zawierał serię odpowiednio dobranych kroków. Kluczowe jest wyrównane zaangażowane wszystkich uczestników.
Facylitować można właściwie każdą pracę zespołową, gdy zespół zbiera się w jednym miejscu by omówić sytuację i podjąć decyzję lub wypracować rozwiązania. Dla uporządkowania można określić kilka obszarów, gdzie warsztaty facylitowane mają największy sens:
- Tworzenie lub aktualizacja planów strategicznych i dokumentów operacyjnych, przykładowo strategii przedsiębiorstwa, w tym strategii zarządzania zasobami ludzkimi wraz z planami szkoleń, strategii innowacyjności, itp.
- Tworzenie portfela przedsiębiorstwa, programów (czyli grup projektów) oraz poszczególnych projektów, spotkania zespołów projektowych lub programowych szczególnie w trudnych sytuacjach,
- Tworzenie struktur organizacyjnych i systemów komunikacyjnych w firmie
- Rozwiązywanie problemów, takich jak spadek sprzedaży, ucieczka klientów, problemy technologiczne lub związane ze efektywnością
- Kreatywność i innowacyjność; tworzenie nowych produktów lub usług
Korzyści z prowadzenia warsztatu przez zewnętrznego facylitatora:
- Lepsza, efektywniejsza komunikacja uczestników
- Osiąganie więcej w krótszym czasie
- Przestrzeń dla uczestnictwa w procesie wszystkich zainteresowanych osób
- Ograniczenie negatywnych emocji i ryzyka zaistnienia i utrwalenia konfliktu przy pracy nad kontrowersyjnymi lub angażującymi emocjonalnie sytuacjami poprzez bieżące rozwiązywanie spraw spornych.
